Надійшло
Накладна — за вересень
Бухгалтер перевіряє й приймає. У наступний запит вона більше не потрапить.
SmartFlowU Requests Lite · готуємо до запуску
Запитуйте документи швидше. Контролюйте, чого ще бракує
Збережені контакти, шаблони й готовий текст запиту — за кілька натискань. Часткова відповідь не губиться: повторюєте лише те, чого бракує.
Без реєстрації: приклад на вигаданих даних. Requests Lite готуємо до запуску — після відкриття доступу почати можна самому, без колег і без підключення BAS.
ТОВ «Кавова гавань»
- Видаткова накладна прийнято · вересень Прийнято
- Банківська виписка очікується · до 7 жовтня Очікується
- Акт виконаних робіт потрібне виправлення · надіслали серпень Виправити
- Комплект
- прийнято 1 з 3
- Відповідальна
- Ірина
- Наступна дія
- повторити лише виписку й акт
Щомісяця — ті самі документи від тих самих клієнтів
- Пишете схожі повідомлення знову й знову — кожному клієнту окремо.
- Шукаєте в чатах і пошті, що вже надіслали, а чого досі немає.
- Приходить частина документів — і доводиться згадувати, що саме ще просили.
- Неправильний період чи не та організація помічаються пізно.
Почати можна одному
Команду спершу запрошувати не треба. Одна людина зберігає контакт, складає список, готує текст, надсилає звичним способом і позначає результат — без реєстрації отримувачів і доступу до BAS.
- Зберігаєте контакт — і його зв’язок з організацією — один раз, далі обираєте зі списку.
- Обираєте шаблон або минулий запит — наприклад «щомісячна первинка» — за новий період, без переписування історії.
- Позначаєте документи, період і строк — усе, що підставиться в текст, видно до надсилання.
- Перевіряєте готовий текст — порожніх змінних не буває: чогось бракує — текст не готується.
- Надсилаєте звичним способом — і позначаєте надсилання — копіювання ще не надсилання.
- Позначаєте отримане — відсутнє лишається відкритим, нічого не губиться в чатах.
- Повертаєтеся до списку очікувань — і за потреби повторно запитуєте лише відсутнє або неприйняте.
Пройдіть це на вигаданому прикладі — 2 хвилини, без реєстрації
Контакти, які не змішують клієнтів
Контакт — це людина і її зв’язки з організаціями. Одна людина може представляти кілька компаній, а в однієї компанії — кілька контактів із різними ролями. Запит завжди прив’язаний до однієї організації: однакова пошта чи телефон не відкривають документи одного клієнта іншому.
Для першого запиту досить імені й каналу зв’язку. ЄДРПОУ та інші реквізити — лише коли потрібні процесу.
Шаблони й змінні
Готові шаблони для типових запитів і ваші власні. Ім’я, організація, період, перелік і строк підставляються самі. Минулий запит можна повторити за новий період — історія попереднього лишається як була.
Часткова відповідь — і повторний запит лише відсутнього або неприйнятого
Приклад на вигаданих даних: запросили акт і накладну за вересень.
Надійшло, але не те
Акт — за серпень
Не той період: позначаємо «потрібне виправлення» з причиною. Файл сам по собі документ не закриває.
Наступне повідомлення
Лише акт за вересень
«Накладну отримали, дякую. Потрібен акт саме за вересень — у надісланому серпень». Накладну вдруге не просимо.
Що означає кожен стан
- очікується
- документ запитали, відповіді ще немає
- отримано, не перевірено
- файл прийшов, але це ще не прийнятий документ
- прийнято
- бухгалтер перевірив — у повтор більше не потрапить
- потрібне виправлення
- не той період, організація чи документ — піде в повтор із причиною
- виключено з причиною
- документ не потрібен цього разу — причину видно в історії
Чесно про надсилання й результат
- Скопіювали текст — ще не надіслали. Надсилання позначає людина, і видно, хто й коли.
- Отримали файл — ще не прийняли документ. Приймає бухгалтер після перевірки.
- Закриває запит уповноважений співробітник: коли обов’язкове прийнято або виключено з причиною.
- Підписання й проведення в BAS — окремі дії поза запитом.
Особисто — і командою, коли знадобиться
Requests Lite · готуємо до запуску
Особисто
- свої контакти, шаблони й запити;
- список очікувань і часткові відповіді;
- повторний запит лише відсутнього або неприйнятого — вручну;
- історія й вивантаження своїх даних.
SmartFlowU Workspace · проєктуємо
Командою
- ті самі запити — без повторного введення: переносите вибране;
- відповідальні, передача колезі, спільні шаблони;
- огляд керівника: що не завершено й чому;
- клієнтові для відповіді не треба купувати місце в команді.
Як надсилаються запити
Базовий сценарій: після відкриття доступу ви копіюєте готовий текст, надсилаєте його звичним способом — поштою чи в месенджері, де вже листуєтеся з клієнтом, — і позначаєте надсилання. Поки що цей шлях можна пройти на відкритому прикладі.
Згодом: надсилання через підключену пошту з адресою для відповіді. Про кожен канал скажемо, що саме перевірено. Збережений номер телефону сам по собі не дає права автоматично писати в будь-який месенджер.
Безкоштовно — і що платно
SmartFlowU Requests Lite — 0 грн, без обмеження за часом. Без картки.
Статус: готуємо до запуску. Реєстрації ще немає — ціна й ліміти діятимуть після відкриття доступу.
- до 3 внутрішніх учасників;
- до 100 контактів;
- до 30 активних запитів;
- до 10 власних шаблонів;
Платні розширення — розклади й автоматичні повтори, більші обсяги, командні ролі й огляд. Спробувати можна 14 днів; ціну, склад і дату завершення назвемо до старту. Після 14 днів Requests Lite лишається разом з історією й експортом.
Питання
Можна почати самому, без колег?
Так. SmartFlowU Requests Lite корисний одній людині: контакти, шаблони й список очікувань — ваші. Колег запрошуєте, коли цього потребує робота.
Чи треба реєструвати клієнта чи запрошувати його?
Ні. Клієнт отримує звичайне повідомлення там, де ви з ним листуєтеся. Обліковий запис йому не потрібен.
Чи потрібна BAS?
Ні. Requests Lite працює окремо від облікової системи: доступ до BAS і банку для початку не потрібен.
Як надсилається повідомлення?
У базовому сценарії ви копіюєте готовий текст, надсилаєте його звичним способом — поштою чи в месенджері — і позначаєте надсилання. Автоматичне надсилання через підключену пошту — згодом, окремим розширенням.
Що буде, коли досягну ліміту?
Поточні запити можна завершити, дані — вивантажити. Історію ми тихо не видаляємо; більший обсяг — у платному розширенні, умови якого назвемо заздалегідь.
Що після 14 днів платного розширення?
Розширення вимикається, а Requests Lite лишається: історія, поточні відповіді й експорт доступні. Автоматичного списання немає.
Де зберігаються дані?
У хмарі SmartFlowU (Cloudflare), а не на вашому сервері. Ваші дані можна вивантажити. Хто й що бачить — лише ваш обліковий запис і ті, кого ви запросите.
Чи можна разом із нашою CRM?
Так. Requests не замінює CRM і не дублює її процес: це окремий список запитів документів. Обмін із CRM чи BAS — окремо, за перевіреним профілем.
Коли потрібен SmartFlowU Inbox?
Коли накладні постачальників уже приходять і їх треба внести в BAS без повторного введення рядків. Requests збирає документи, SmartFlowU Inbox їх опрацьовує.
Отримайте доступ першим
SmartFlowU Requests Lite готуємо до запуску й відкриваємо доступ поступово. Залиште контакт — напишемо, щойно ваш доступ буде готовий. Поки що — приклад на вигаданих даних.
Безкоштовно й ні до чого не зобов’язує. Телефон, документи й доступ до BAS не потрібні.
Звернення надіслано.
Напишемо вам , коли буде що показати на реальному процесі. Умови пробного доступу й ціну назвемо до того, як ви щось підключите чи оплатите. Підтвердження надсилаємо на вказану пошту.
Номер заявки: . Відповідаємо протягом робочого дня.