Матеріали · Чек-лист
Чек-лист: чи варто автоматизувати вхідні накладні у вашій BAS
Коротко. Допоможе знайти ручний залишок, підготувати один потік до перевірки й обговорити його з бухгалтером та BAS-фахівцем. Пройдіть вісім розділів на одному реальному потоці накладних — і стане видно, чи є що автоматизувати.
1. Карта однієї накладної
- звідки приходить: ЕДО, пошта, Telegram, папір;
- хто відкриває й сортує;
- що саме переносять у BAS: шапку, рядки, усе;
- що й хто перевіряє;
- хто проводить;
- де потім лежить оригінал.
2. Що вже автоматизовано
- обмін через ЕДО й модуль завантаження в BAS;
- імпорт файлів;
- які дії вже виконуються без людини — їх у ручний залишок не рахуємо.
3. Ручний залишок
- повторне введення полів і рядків;
- пошук відповідних товарів, одиниць, договорів;
- виправлення після внесення;
- пошук оригіналу.
4. Заміри
- вид і якість документа: XML, PDF з текстом, скан, фото;
- кількість рядків;
- активні хвилини: отримання й сортування, введення, перевірка, виправлення;
- очікування — окремо, в активний час не входить.
5. Сумісність
- конфігурація BAS, версія й платформа;
- чи є доробки конфігурації;
- хто ваш BAS-фахівець;
- чи можна зробити тестову копію бази.
6. Дані й межі
- які документи можна використати на тесті й хто це дозволяє;
- чи потрібне зовнішнє розпізнавання фото й сканів;
- де зберігатимуться матеріали пілота й коли їх видалити.
7. Який результат пілота вважаємо успіхом
- непроведене «Надходження» з оригіналом у тестовій базі;
- правильна організація для кожного документа;
- неоднозначні випадки видно як винятки, а не як «успіх»;
- порівняння повного активного часу до й після — на схожих документах.
8. Рішення
- підходить — плануємо пілот;
- потрібна додаткова перевірка;
- задачу вже закрито наявним обміном;
- не підходить.
Таблиця замірів
Скопіюйте в Excel чи заповніть на роздруківці — по рядку на документ. Рахуйте лише активні хвилини.
| Документ | Вид (XML / PDF / скан) | Рядків | Сортування, хв | Введення, хв | Перевірка, хв | Виправлення, хв |
|---|---|---|---|---|---|---|
Пілот SmartFlowU Inbox — 1 600 грн, до 30 погоджених документів на тестовій копії вашої BAS. Для першої розмови документи, паролі й копія бази не потрібні.