Матеріали · Стаття
Накладні приходять у PDF: що перевірити перед перенесенням у BAS
Коротко. Перед тим як переносити PDF-накладну в BAS, перевірте сім речей: чи це накладна, чи покупець — ваша організація, реквізити постачальника, текст це чи скан, арифметику й ПДВ, чи не дубль і як рядки лягають на вашу номенклатуру. Більшість цих перевірок механічні — їх можна доручити системі, а бухгалтерові лишити рішення.
Коли виникає задача
Постачальник надсилає накладну PDF-файлом — поштою чи в месенджер. Файл уже є, але рядки бухгалтер однаково набирає в BAS руками: обирає постачальника, договір, склад, шукає кожен товар у номенклатурі, звіряє суми. Помилка на цьому етапі коштує дорожче, ніж здається: її знаходять пізніше — при звірці з постачальником чи закритті місяця.
Сім перевірок одного файлу
| Що перевірити | Як і навіщо | Що з цього робить SmartFlowU Inbox |
|---|---|---|
| Чи це взагалі накладна | Рахунок на оплату, акт, накладна й повернення приходять тим самим листом. Від виду документа залежить, що створювати в BAS — і чи створювати взагалі. | Визначає вид документа; рахунок на оплату стає запитом відповідальному, а не надходженням. |
| Чи покупець — ваша організація | Особливо в групі компаній чи бухгалтерській компанії: правильна назва постачальника ще не означає, що документ виписано саме на цю організацію. Звірте код ЄДРПОУ покупця. | Зупиняє документ «сторони не збігаються» — чужа накладна не потрапляє у ваш облік. |
| Реквізити постачальника | Код ЄДРПОУ має 8 цифр і контрольну цифру, український IBAN — 29 символів і контрольне число. Помилку набору видно ще до BAS. | Перевіряє контрольні цифри ЄДРПОУ й IBAN і шукає постачальника у вашій BAS за кодом. |
| PDF з текстом чи скан | Спробуйте виділити текст у файлі. Якщо виділяється — дані можна прочитати програмно; якщо це картинка — потрібне розпізнавання або ручний ввід. | PDF з текстом читає на вашому сервері; скани — лише якщо ви ввімкнули зовнішнє розпізнавання, інакше — бухгалтеру. |
| Арифметика й ПДВ | Кількість × ціна по кожному рядку, сума рядків, сума без ПДВ + ПДВ = усього. Розбіжність у копійку може бути округленням, у гривні — помилкою. | Перераховує рядки й підсумки, показує, що порахувала система і що написано в документі. |
| Чи не дубль | Той самий документ приходить удруге — іншим файлом, з іншої пошти чи вже після того, як його внесли. Пошукайте в BAS за номером, датою й постачальником. | Позначає дубль із посиланням на перший документ; рішення — за бухгалтером. |
| Товари й одиниці | Назви й артикули постачальника рідко збігаються з вашою номенклатурою, а «упаковка» в накладній — не завжди «штука» у вас. | Зіставляє рядки з вашою BAS за історією надходжень і словником; спірне — бухгалтеру, нових карток не створює. |
Як перевірити свій потік за тиждень
- Відкладіть усі PDF-накладні за тиждень в окрему папку.
- Для кожної позначте: текст чи скан, скільки рядків, чи знайшовся кожен товар у номенклатурі з першої спроби.
- Засічіть активні хвилини на документ — разом із перевіркою й виправленнями, без часу очікування.
- Окремо запишіть, скільки документів довелося виправляти після внесення й чому.
Так ви побачите не «скільки накладних», а скільки ручної роботи на них іде насправді. Для Excel-накладних є безкоштовний інструмент: перевірка Excel-накладної покаже порожні поля, некоректні числа, розбіжності сум і можливі повтори — файл перевіряється у вашому браузері.
Коли допоможе вже наявний обмін
Якщо постачальник надсилає документ через сервіс електронного документообігу, ваш модуль обміну з BAS, можливо, вже завантажує його сам. Тоді PDF-копія в пошті — лише дубль, і переносити її не треба. Перевірте, які постачальники надсилають накладні через ЕДО, а які — лише PDF; про це — у статті «Коли імпорту з ЕДО вже достатньо».
Що лишається людині — навіть з автоматизацією
- рішення, коли дані неоднозначні: два схожі товари, кілька договорів, незнайомий постачальник;
- створення нових карток у BAS — система їх не вигадує;
- проведення документа й усе, що з ним пов’язано в обліку.
SmartFlowU Inbox готує непроведене «Надходження товарів і послуг» з оригіналом лише після того, як бухгалтер схвалив значення й відповідності. Як це виглядає — на справжніх екранах тестового стенда, з прикладом винятку.