Матеріали · Стаття
Коли імпорту з ЕДО вже достатньо, а коли лишається ручна робота
Коротко. Якщо всі накладні постачальників приходять через ЕДО й ваш модуль обміну вже створює правильні документи в BAS — автоматизувати нічого не треба. Ручний залишок зазвичай там, де постачальники надсилають PDF чи скани поштою або в месенджер, і там, де завантажене доводиться виправляти. Щоб це побачити, досить тижневого журналу накладних.
Чому це питання першим
Сервіси електронного документообігу — Вчасно, M.E.Doc, EDIN та інші — і модулі обміну з BAS уже закривають частину шляху накладної. Якщо у вашому випадку вони закривають його повністю, ще один інструмент лише додасть кроків. Тому до будь-якої автоматизації варто з’ясувати, що робиться вручну саме у вас.
Як перевірити за тиждень
Ведіть простий журнал усіх вхідних накладних постачальників — по рядку на документ:
| Постачальник | Як прийшла накладна | Як потрапила в BAS | Що виправляли | Хвилин активної роботи |
|---|---|---|---|---|
- Як прийшла: ЕДО, пошта (PDF, Excel), Telegram чи інший месенджер, папір.
- Як потрапила в BAS: сама через обмін, імпортом файлу, набрали руками.
- Що виправляли: товари, одиниці, договір, склад, суми — або нічого.
- Хвилини: лише активна робота — відкрити, перенести, перевірити, виправити; очікування не рахуємо.
Як читати результат
- Майже все приходить через ЕДО й саме створюється в BAS правильно
- Автоматизувати нічого не треба. Ще один інструмент лише додасть перевірок.
- Через ЕДО приходить, але кожен раз доводиться виправляти товари чи одиниці
- Спершу перевірте налаштування зіставлення номенклатури у вашому модулі обміну — це дешевше, ніж новий інструмент.
- Помітна частина накладних приходить PDF-файлами поштою чи в Telegram і набирається руками
- Це і є ручний залишок, який варто перевірити на пілоті.
- Накладні сканами чи фото з телефона
- Потрібне розпізнавання: оцініть якість сканів і чи готові ви передавати зображення зовнішньому сервісу.
Що саме робить ваш модуль обміну з BAS у вашій конфігурації — уточніть у постачальника ЕДО чи свого BAS-фахівця: можливості залежать від сервісу, версії й налаштувань.
Де тут SmartFlowU Inbox
Inbox приймає накладні з Telegram-груп і пошти, читає XML і PDF з текстом на вашому сервері, перевіряє суми й реквізити, зіставляє рядки з вашою номенклатурою й після схвалення бухгалтером створює непроведене «Надходження» з оригіналом. Якщо ваш журнал показав, що ручного залишку немає, — Inbox вам не потрібен, і ми так і скажемо.